Wat de wet van je vzw vraagt

1. Het ledenregister

Sinds het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) moet elke vzw op haar zetel een register van de leden bijhouden. Daarin staan naam, voornaam en woonplaats van elk lid, en elke toelating, uittreding of uitsluiting schrijf je in binnen acht dagen nadat het bestuur ervan weet. Elk lid mag het register inzien op de zetel. Het register mag elektronisch.

Let op het verschil tussen effectieve leden, met stemrecht in de algemene vergadering, en toegetreden leden of gewone clubleden. Het wettelijke register gaat over de leden met stemrecht. Een sportclub met vijfhonderd spelers heeft vaak maar een handvol effectieve leden.

2. Boekhouding en jaarrekening

Een kleine vzw mag een vereenvoudigde boekhouding voeren: een dagboek van ontvangsten en uitgaven, met de bankuittreksels erbij, en een staat van het vermogen. Een grote vzw voert een dubbele boekhouding. Of je klein of groot bent, hangt af van je werknemers, je ontvangsten en je balanstotaal; de grenzen staan in het WVV en worden geregeld aangepast.

Het bestuursorgaan legt de jaarrekening en de begroting elk jaar ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering. Daarna leg je de jaarrekening neer. Bewaar de boekhoudstukken minstens zeven jaar; voor fiscale stukken kan een langere termijn gelden.

Software helpt hier vooral als lidgeld, bank en uitgaven in hetzelfde systeem staan. Dan is de staat van ontvangsten en uitgaven een uitdraai en geen avondwerk.

3. Rekeningnazichters

Een kleine vzw is niet verplicht een commissaris aan te stellen. Veel statuten voorzien wel een of twee rekeningnazichters, leden die de rekeningen controleren voor de algemene vergadering. Geef ze in je software een account dat alleen kan lezen.

4. Het UBO-register

Een vzw registreert haar uiteindelijke begunstigden in het UBO-register van de FOD Financiën. Voor de meeste vzw's zijn dat de bestuurders, de dagelijks bestuurders en de vertegenwoordigers. Je bevestigt de gegevens elk jaar en past ze aan binnen een maand na een wijziging, dus ook na elke bestuurswissel. Software doet dat niet voor je, maar een lijst van bestuursrollen met begin- en einddatum maakt het wel snel.

5. GDPR

De vzw is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar leden; de softwareleverancier is verwerker en sluit daarvoor een verwerkersovereenkomst met je af. Leg alleen vast wat je nodig hebt, zeg in een privacyverklaring waarvoor, en laat een lid zijn gegevens inzien en verbeteren. Een datalek met risico voor de leden meld je binnen 72 uur bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

En het lidgeld: domiciliëring of betaallink

Voor wie elk jaar lid blijft, is een domiciliëring het makkelijkst: een lid geeft eenmalig een mandaat en daarna wordt het lidgeld automatisch afgeschreven. Een betaallink met Bancontact werkt voor wie eenmalig betaalt, zoals een kamp of een evenement. Kijk bij een pakket wat het per betaling kost; dat verschilt tussen enkele eurocent en bijna een procent.