Ce que la loi demande à votre ASBL

1. Le registre des membres

Depuis le Code des sociétés et des associations (CSA), chaque ASBL tient à son siège un registre de ses membres, avec le nom, les prénoms et le domicile de chacun. Chaque admission, démission ou exclusion y est inscrite dans les huit jours après que l'organe d'administration en a eu connaissance. Tout membre peut le consulter au siège. Le registre peut être électronique.

Attention à la différence entre membres effectifs, qui votent à l'assemblée générale, et membres adhérents ou simples affiliés. Le registre légal concerne les membres qui ont le droit de vote. Un club de cinq cents joueurs n'a souvent qu'une poignée de membres effectifs.

2. Comptabilité et comptes annuels

Une petite ASBL peut tenir une comptabilité simplifiée : un journal des recettes et des dépenses avec les extraits bancaires, et un état du patrimoine. Une grande ASBL tient une comptabilité en partie double. La taille dépend du personnel, des recettes et du total du bilan ; les seuils sont fixés par le CSA et adaptés régulièrement.

L'organe d'administration soumet chaque année les comptes et le budget à l'approbation de l'assemblée générale, puis les comptes sont déposés. Conservez les pièces comptables au moins sept ans ; un délai plus long peut s'appliquer aux pièces fiscales.

3. Les vérificateurs aux comptes

Une petite ASBL n'est pas obligée de nommer un commissaire. Beaucoup de statuts prévoient toutefois un ou deux vérificateurs aux comptes, des membres qui contrôlent les comptes avant l'assemblée générale. Donnez-leur dans votre logiciel un accès en lecture seule.

4. Le registre UBO

Une ASBL enregistre ses bénéficiaires effectifs dans le registre UBO du SPF Finances. Pour la plupart des ASBL, ce sont les administrateurs, les délégués à la gestion journalière et les représentants. Vous confirmez les données chaque année et vous les modifiez dans le mois qui suit un changement, donc après chaque renouvellement du conseil. Un logiciel ne le fait pas à votre place, mais une liste des rôles avec dates de début et de fin accélère la démarche.

5. Le RGPD

L'ASBL est responsable du traitement des données de ses membres ; l'éditeur du logiciel est sous-traitant et signe avec vous un contrat de sous-traitance. N'enregistrez que ce dont vous avez besoin, expliquez pourquoi dans une déclaration de confidentialité, et permettez à chaque membre de consulter et corriger ses données. Une fuite présentant un risque pour les membres est notifiée dans les 72 heures à l'Autorité de protection des données.

Et les cotisations : domiciliation ou lien de paiement

Pour un membre qui revient chaque année, la domiciliation est la plus simple : il signe un mandat une fois, puis la cotisation est prélevée automatiquement. Un lien de paiement Bancontact convient pour un paiement unique, comme un stage ou un événement. Regardez ce que chaque logiciel prend par paiement : cela va de quelques centimes à près d'un pour cent.