Aller au contenu

Dix raisons de ne plus gérer votre club dans Excel

Pour une ASBL, le registre des membres est obligatoire, les cotisations doivent rentrer, et après chaque assemblée générale quelqu'un d'autre reprend le dossier. Un tableur ne suit pas.

Mis à jour le 8 novembre 2026 par Roger Heykoop ; voir À propos de ce site.

  1. Un registre des membres toujours à jour

    Le Code des sociétés et des associations impose à chaque ASBL de tenir au siège un registre de ses membres et d'y inscrire chaque admission, démission ou exclusion dans les huit jours. Tout membre peut le consulter, et il peut être électronique. Si ce registre est simplement la liste de membres dans laquelle vous travaillez déjà, il est à jour sans effort.

  2. Des cotisations par Bancontact, sans pointer les virements

    Les parents paient volontiers avec l'application qu'ils ont déjà. Un logiciel envoie une demande de paiement avec un lien Bancontact, marque la cotisation comme payée et relance ceux qui n'ont rien fait après deux semaines. Le trésorier n'ouvre plus son application bancaire tous les soirs.

  3. La domiciliation pour ceux qui reviennent chaque saison

    Au premier paiement, le membre donne son accord pour un prélèvement automatique les années suivantes. Ensuite, la cotisation suit toute seule jusqu'à ce qu'il démissionne. Pour un club de plusieurs centaines de membres, c'est une tournée de rappels en moins chaque saison.

  4. Les extraits CODA se rapprochent tout seuls

    Toutes les banques belges fournissent les extraits de compte au format CODA. Un logiciel qui les lit place chaque paiement en face de la facture ouverte, d'après le montant, la communication et le compte. Ce qui ne correspond pas apparaît à part, au lieu de se perdre dans un onglet Excel.

  5. L'inscription en ligne, pour toute la famille

    Dans un club de jeunes, les parents inscrivent deux ou trois enfants. Un formulaire sur votre site les regroupe sous une même famille, avec un seul paiement, et le comité accepte l'inscription ou la place sur liste d'attente. Plus personne ne recopie de formulaire papier.

  6. Deux langues dans le même club

    À Bruxelles et dans les communes à facilités, francophones et néerlandophones jouent dans la même équipe. Choisissez un logiciel où chaque membre reçoit ses e-mails et son espace dans sa langue. Parmi les six logiciels du comparatif, seuls trois ont un site en français.

  7. Un RGPD que vous pouvez expliquer

    Votre ASBL est responsable des données de ses membres. En cas de fuite présentant un risque, par exemple un e-mail envoyé avec toutes les adresses visibles, vous la notifiez dans les 72 heures à l'Autorité de protection des données. Des droits par administrateur, la double authentification et un contrat de sous-traitance réduisent ce risque et simplifient la réponse quand un membre pose la question.

  8. Un nouvel organe d'administration ne repart pas de zéro

    Après l'assemblée générale, le trésorier change, et avec lui le mot de passe, le classeur et ce qu'il savait. Dans un logiciel de club, les rôles ont une date de début et de fin. Le nouvel administrateur a accès dès son premier jour, l'ancien le perd à son dernier.

  9. Les vérificateurs aux comptes consultent en ligne

    Beaucoup de statuts prévoient un ou deux vérificateurs aux comptes qui contrôlent les comptes avant l'assemblée générale. Donnez-leur un accès en lecture seule : ils voient chaque paiement avec l'extrait à côté. Plus de clé USB ni de boîte de tickets.

  10. Comptes annuels et budget prêts pour l'AG

    L'assemblée générale approuve chaque année les comptes et le budget. Si les cotisations, la banque et les dépenses sont dans le même système, vous sortez ces chiffres en quelques minutes, pour une petite ASBL sous forme d'état des recettes et des dépenses.

Quel logiciel pour votre club ?

Le comparatif présente six logiciels avec leurs prix, leurs points forts et leurs limites : ClubCollect, Ledenbeheer, Ledenboek, Poplico, Stamhoofd et Twizzit. Ils ne visent pas les mêmes clubs.

Si votre club joue en compétition, vous aurez de toute façon besoin du système de votre fédération. Twizzit propose une offre pour les clubs sportifs et les fédérations ; pour les cotisations et la comptabilité à côté de la fédération, chacun des six convient.

Si beaucoup de membres sont francophones, regardez d'abord Ledenboek, Poplico et Twizzit : ce sont les trois seuls à avoir un site en français.

Si vous voulez la comptabilité dans le même outil, seul Ledenboek l'annonce sur son site, avec bilan et comptes annuels. ClubCollect fournit un export ; pour les quatre autres, la page tarifs ne parle pas de comptabilité.

Un mouvement de jeunesse ou une école avec camps et boutiques trouvera cela chez Stamhoofd, une école de danse avec cours et cartes à points chez Ledenbeheer. Pour surtout encaisser en ligne, Poplico a une formule gratuite et ClubCollect peut prendre l'encaissement en charge.

Ce que la loi demande à votre ASBL est expliqué dans L'administration de l'ASBL.